Performance management en talent
Performance management omvat alle activiteiten die erop gericht zijn om doelen in een organisatie op een effectieve en efficiënte wijze te behalen. Een onderdeel van performancemanagement is prestatiemanagement, oftewel het meten van prestaties. Dit betekent dat een organisatie in de eerste plaats meetbare doelstellingen moet vastleggen, zoals het bereiken van een bepaalde omzet, het verminderen van het aantal klachten en de ontwikkeling van nieuwe producten.
Om het bereiken van doelstellingen meetbaar te maken, legt de organisatie indicatoren vast, ook wel ‘Key Performance Indicators’ (KPI’s) genoemd. Een KPI kan bijvoorbeeld het uitvalpercentage van een productieproces zijn, de duur van de afhandeling van klachten of de snelheid waarmee mails van klanten worden beantwoord.
‘Meten is weten’ is hier zeker van toepassing, maar performance management gaat verder dan alleen maar cijfertjes verzamelen en vergelijken met streefcijfers. Volgens Professor Dr. W. Mastenbroek gaat het om ‘het continu willen verbeteren op alle niveaus van de organisatie’. Dat is mogelijk door performancemanagement tot een levende realiteit van de organisatie te maken, waarbij alle organisatieonderdelen betrokken zijn door de indicatoren te verbinden aan prestaties. En door vervolgens de uitkomsten daarvan te bespreken om tot verbetering en/of ontwikkeling te komen. Dit vraagt om een andere manier van managen; met als kritische succesfactor de relatie tussen lijnmanagement en medewerkers, alsmede de relatie tussen lijnmanagement en staf; met als hoofdingrediënten betrokkenheid en motivatie. De prestaties van de hele organisatie worden hierbij bekeken, op afdelingsniveau, op het niveau van (productie)processen én dus op het niveau van de individuele medewerker.
Inzicht krijgen in de prestaties van een medewerker is echter geen gemakkelijke opdracht. Hoe beoordeelt men immers de ‘prestatie’ van medewerker? Bekijkt men alleen het eindresultaat? En hoe beoordeelt men de inzet en de motivatie? Hecht men veel belang aan de inzet van talenten van een medewerker of is meer de opgedane ervaring doorslaggevend? Performance management tracht hierop een antwoord te geven. De TMA methodiek (Talent Management Analyse) kan als onderlegger ingezet worden om de talenten en drijfveren van medewerkers boven water te krijgen.
Performance management gezamenlijk feestje van HRM, de Board én medewerkers
Performance management werkt als een olievlek door in de gehele organisatie, vanuit het human resources beleid. Performance management betekent dat, naast de gebruikelijke (formele) evaluatiegesprekken met individuele medewerkers, ook aan elke functie doelstellingen worden gekoppeld. Uiteraard vloeien die individuele doelstellingen voort uit het algemene strategische plan van de onderneming. Als de individuele doelstellingen van medewerkers eenmaal vastgelegd zijn, beoordeelt men hun werkelijke prestaties objectiever. Het functioneren van een medewerker wordt op deze manier beter meetbaar, binnen de functie als schakel binnen de organisatie.
Performance management vereist ook een andere relatie tussen leidinggevenden en medewerkers, en tussen staf en lijn. Top down zal het gevoel van betrokkenheid en motivatie gevoed dienen te worden. Medewerkers inzicht geven in (het gevolg van) hun eigen prestaties en de prestaties van de afdeling kan het verantwoordelijkheidsgevoel sterk aanwakkeren. Goede informatie en goede communicatie maken medewerkers duidelijk wat het belang is van hun eigen bijdrage aan de globale strategie van de organisatie.
Feedback geven over de prestaties van medewerkers is een belangrijk aspect bij performance management. Feedback kan motiverend en aanmoedigend werken, maar ligt ook gevoelig. Feedback is niet per definitie negatief; de kracht ligt juist bij constructief te zijn. Het kan immers nooit de bedoeling zijn om een hardwerkende medewerker te overdonderden met tekortkomingen en hem te ontmoedigen in plaats van te motiveren. Er is een bedrijfscultuur nodig die een veilige omgeving creëert voor het geven én gemakkelijk ontvangen van feedback. Iets negatiefs vertellen over iemand is immers niet moeilijk; positieve en motiverende feedback geven daarentegen vereist een positieve benadering van zowel leidinggevende als medewerker.
360° feedback
Het zogenaamde 360°-feedbackmodel gaat nog een stapje verder. Dit model is een methode om zoveel mogelijk informatie over het functioneren van medewerkers en leidinggevenden in kaart te brengen. Hierbij is het niet één persoon die feedback geeft over een medewerker, maar meerdere (groepen van) personen. Dit kunnen collega’s zijn, maar bijvoorbeeld ook (externe) klanten waarmee de medewerker functioneel te maken heeft.
Het 360°-feedbackmodel biedt meerdere voordelen. Een manager die een grote afdeling leidt, heeft vaak geen volledig beeld over het presteren van een individuele medewerker. Als meerdere personen vanuit een verschillend perspectief feedback geven over deze medewerker, verkrijgt men een volledig(er) en betrouwbaard beeld. Bovendien zal een medewerker die feedback ontvangt vanuit meerdere invalshoeken gemakkelijker de feedback accepteren.
Een tweede kenmerk van 360° feedback is het feit dat de betrokken persoon ook zichzelf mag evalueren. Het beeld dat de medewerker over de eigen capaciteiten en prestaties heeft, kan dan vergeleken worden met de perceptie van anderen en leidt zo tot een beter inzicht.
Het 360°-feedbackmodel vraagt om een omslag van de bedrijfscultuur. Het systeem wordt soms als bedreigend ervaren omdat de spiegel een ander beeld laat zien dan het eigen beeld. Dit dient daarom zorgvuldig geïmplementeerd worden. Ook in dit geval moet men een ‘veilige’ omgeving creëren voor het geven en ontvangen van feedback, waardoor er een cultuur ontstaat waarin dit natuurlijk aanvoelt en niet als een exces op de bestaande formele omgangsvormen wordt ingezet.
Performance management organisatiewise
Performance management is a way of life organisatiewise, waarmee men inzicht krijgt in de gerealiseerde prestaties van een organisatie en waarmee men deze kan bijsturen of de successen kan vieren.
De directie haalt met performancemanagement dan ook een krachtig instrument in huis om het gedrag en motivatie van medewerkers te sturen, gericht op het behalen van doelstellingen. Het ‘meten’ van de prestaties van medewerkers op basis van individuele doelstellingen brengt aan het licht waar er moet bijgestuurd en verbeterd worden en waar de talenten zich binnen de organisatie zich bevinden, hetgeen meegenomen kan worden in de Strategische Personeelsplanning (SPP). De behoefte aan benodigde opleiding en coaching wordt daarbij direct helder. Een medewerker die ervaart dat de organisatie de ruimte geeft tot verdere ontwikkeling, zal alleen maar gemotiveerder aan het werk gaan en dieper verbonden raken met de organisatie. Dit heeft weer een positief effect op het behoud van medewerkers, waarmee naast de verkregen kwaliteit ook de continuïteit van de organisatie gewaarborgd wordt.
De voordelen van performance management
Zowel voor de directie als voor de medewerkers biedt performance management onmiskenbare voordelen. We kunnen de belangrijkste voordelen van performance management als volgt samenvatten:
- Doelstellingen op alle niveaus van de organisatie worden duidelijk gemaakt. Iedereen werkt mee aan de strategie van de onderneming; iedere medewerker is een schakel.
- Prestatiemanagement zorgt ervoor dat er in de organisatie een cultuur ontstaat van continue ontwikkeling waardoor de kwaliteit omhoog gaat en de organisatie onderscheidend in de markt wordt en/of blijft.
- Medewerkers weten beter wat er van hen wordt verwacht. Onduidelijkheden over de inhoud van de functie worden weggewerkt. Dit leidt tot minder stress op de werkvloer en voorkomt conflicten en verzuim.
- De monitoring van medewerkers gebeurt aan de hand van het meten en coachen op individuele doelstellingen, waardoor kansen en mogelijkheden sneller benut worden. Opleidingsbehoefte en talent worden zichtbaar. Elke medewerker krijgt de ruimte om zich te ontplooien en daarmee de organisatie te binden, waardoor continuïteit het gevolg is.
De Leeuw Consult begeleidt u kundig en zorgvuldig bij het invoeren van performancemanagement in uw organisatie, en maakt graag een afspraak om tot een inventarisatie te komen.
– Lees hier meer over talentmanagement